Protecția datelor dumneavoastră cu caracter personal este importantă pentru noi. Prezenta Politică de confidențialitate explică ce date colectăm prin intermediul site-ului www.samwise.ro, în ce scopuri le utilizăm, care sunt temeiurile legale ale prelucrării, cui le putem transmite, cât timp le păstrăm și ce drepturi aveți.

1. Identitatea operatorului

Operatorul datelor cu caracter personal este:

SMART EXPERT SYSTEMS SRL
Sediul social și magazinul: Strada Mehadia nr. 41, Sector 6, București
Număr de ordine în Registrul Comerțului: J2011002443405
Cod unic de înregistrare: RO28116545
E-mail: office@samwise.ro
Telefon informații produse și comenzi: 0752 557 650
Telefon service, garanții și suport tehnic: 0771 368 338
E-mail service: service@samwise.ro

În cuprinsul prezentei politici, SMART EXPERT SYSTEMS SRL poate fi denumită „SamWise”, „societatea”, „operatorul” sau „noi”.

Pentru orice întrebare privind protecția datelor sau pentru exercitarea drepturilor dumneavoastră, ne puteți contacta la office@samwise.ro. Această adresă este punctul de contact pentru protecția datelor și nu reprezintă desemnarea formală a unui responsabil cu protecția datelor în sensul art. 37 GDPR.

2. Legislația aplicabilă

Prelucrarea datelor cu caracter personal se realizează în conformitate cu:

• Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date – Regulamentul general privind protecția datelor sau GDPR;
• Legea nr. 190/2018 privind măsuri de punere în aplicare a Regulamentului (UE) 2016/679;
• Legea nr. 506/2004 privind prelucrarea datelor cu caracter personal și protecția vieții private în sectorul comunicațiilor electronice;
• legislația aplicabilă în materia comerțului electronic, protecției consumatorilor, fiscalității, contabilității și arhivării documentelor.

3. Categoriile de date pe care le prelucrăm

În funcție de modul în care utilizați site-ul și serviciile SamWise, putem prelucra următoarele categorii de date:

3.1. Date de identificare și contact

• numele și prenumele;
• adresa de e-mail;
• numărul de telefon;
• adresa de facturare și adresa de livrare;
• datele societății sau ale persoanei juridice, dacă plasați o comandă în numele acesteia;
• alte date furnizate în mod voluntar prin formularele site-ului sau în comunicările cu noi.

3.2. Date privind comenzile și relația contractuală

• numărul și data comenzii;
• produsele comandate și valoarea acestora;
• metoda de plată și metoda de livrare;
• statusul comenzii și istoricul comenzilor;
• datele facturii și ale documentelor de transport;
• informații despre anulări, retururi, rambursări, reclamații, garanții și operațiuni de service;
• mesajele și observațiile asociate comenzii.

SamWise nu solicită și nu stochează datele complete ale cardului bancar. Datele necesare plății cu cardul sunt introduse și prelucrate în sistemele securizate ale procesatorului de plăți EuPlătesc.

3.3. Date privind contul de client

• numele și adresa de e-mail;
• parola, păstrată într-o formă criptată sau securizată de platformă;
• istoricul comenzilor;
• produsele favorite și preferințele salvate;
• datele necesare autentificării și recuperării accesului la cont.

3.4. Date privind retururile, garanțiile și service-ul

• datele de identificare și contact;
• datele comenzii, facturii și produsului;
• motivul solicitării, dacă acesta este furnizat;
• descrierea problemei reclamate;
• fotografii, documente sau fișiere transmise de client;
• conversațiile purtate cu departamentul de service;
• rapoartele de constatare și soluția acordată;
• contul bancar, atunci când este necesar pentru efectuarea unei rambursări.

Vă rugăm să nu ne transmiteți fotografii, documente sau fișiere care conțin mai multe date personale decât sunt necesare pentru soluționarea solicitării.

3.5. Date privind comunicările

Putem păstra mesajele și informațiile transmise prin e-mail, formularul de contact, formularul de retur, contul de client, telefon sau alte funcții de comunicare disponibile pe site.

Convorbirile telefonice nu sunt înregistrate.

3.6. Date tehnice și de utilizare a site-ului

Atunci când vizitați site-ul, pot fi colectate automat anumite informații tehnice, precum:

• adresa IP;
• tipul dispozitivului, browserului și sistemului de operare;
• data și ora accesării;
• paginile vizitate și acțiunile efectuate în site;
• sursa accesării site-ului;
• identificatori online și identificatori cookie;
• informații privind interacțiunea cu reclamele și campaniile;
• date păstrate în jurnalele tehnice, de securitate și de prevenire a fraudelor.

3.7. Date pentru newsletter și marketing

Dacă vă abonați la newsletter, putem prelucra:

• numele, dacă este furnizat;
• adresa de e-mail;
• data, ora și modalitatea acordării consimțământului;
• statusul abonării și al dezabonării;
• informații privind livrarea, deschiderea și accesarea mesajelor, dacă aceste funcții sunt oferite de platforma Newsman.

4. Sursele datelor

Colectăm datele în principal direct de la dumneavoastră atunci când:

• creați sau utilizați un cont;
• plasați o comandă;
• completați un formular;
• solicitați un retur, o garanție sau o operațiune de service;
• ne contactați prin e-mail sau telefon;
• vă abonați la newsletter;
• utilizați site-ul și acceptați anumite categorii de cookie-uri.

Putem primi anumite date și de la furnizorii implicați în executarea comenzii, precum EuPlătesc, TBI, Fan Courier, Bookurier sau MerchantPro, atunci când acest lucru este necesar pentru confirmarea plății, finanțării, livrării, prevenirea fraudelor ori soluționarea unei solicitări.

5. Scopurile și temeiurile prelucrării

5.1. Preluarea și procesarea comenzilor

Prelucrăm datele pentru înregistrarea, confirmarea, pregătirea, plata, livrarea, anularea și rambursarea comenzilor, precum și pentru comunicarea statusului acestora.

Temei legal: executarea contractului sau efectuarea demersurilor solicitate înainte de încheierea contractului, conform art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR.

5.2. Facturare, contabilitate și obligații legale

Prelucrăm datele pentru emiterea facturilor, evidența contabilă, îndeplinirea obligațiilor fiscale, arhivarea documentelor și răspunsul la solicitările autorităților competente.

Temei legal: îndeplinirea obligațiilor legale ale operatorului, conform art. 6 alin. (1) lit. c) GDPR.

5.3. Livrarea comenzilor

Datele necesare livrării sunt transmise, în funcție de metoda aleasă sau disponibilitatea serviciului, către Fan Courier sau Bookurier.

Temei legal: executarea contractului, conform art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR.

5.4. Plățile și finanțarea

Pentru plata online cu cardul, anumite date sunt transmise către EuPlătesc. Pentru plata în rate sau solicitarea unei finanțări, datele sunt transmise către TBI, atunci când clientul alege această opțiune.

EuPlătesc și TBI pot prelucra datele în calitate de operatori independenți pentru verificările, obligațiile legale și operațiunile proprii. În aceste cazuri se aplică și politicile lor de confidențialitate.

Temei legal: executarea contractului, demersurile solicitate pentru încheierea unui contract de plată sau finanțare și îndeplinirea obligațiilor legale aplicabile.

5.5. Contul de client

Prelucrăm datele pentru crearea și administrarea contului, autentificare, afișarea istoricului comenzilor, păstrarea produselor favorite și utilizarea funcționalităților asociate contului.

Temei legal: executarea contractului sau efectuarea demersurilor solicitate de utilizator, conform art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR.

5.6. Retururi, reclamații, garanții și service

Prelucrăm datele pentru identificarea comenzii și produsului, înregistrarea și verificarea solicitării, constatarea stării produsului, comunicarea rezultatului, repararea, înlocuirea sau rambursarea acestuia și îndeplinirea obligațiilor legale privind protecția consumatorilor.

Temei legal: executarea contractului și îndeplinirea obligațiilor legale, conform art. 6 alin. (1) lit. b) și c) GDPR.

5.7. Comunicarea cu clienții

Prelucrăm datele pentru a răspunde întrebărilor, solicitărilor, reclamațiilor și mesajelor primite.

Temei legal: executarea contractului, demersurile solicitate de persoana vizată sau interesul legitim al societății de a răspunde solicitărilor și de a administra relația cu clienții, conform art. 6 alin. (1) lit. b) și f) GDPR.

5.8. Securitatea site-ului și prevenirea fraudelor

Putem prelucra date tehnice, informații despre comenzi, plăți și interacțiunea cu site-ul pentru protejarea site-ului și a conturilor, detectarea accesului neautorizat, prevenirea fraudelor, investigarea incidentelor și protejarea drepturilor și bunurilor societății și ale clienților.

Temei legal: interesul legitim al societății de a preveni fraudele și incidentele de securitate, conform art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR, precum și executarea în siguranță a contractului, după caz.

5.9. Apărarea drepturilor

Datele pot fi utilizate pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în cadrul unei reclamații, proceduri administrative, recuperări de creanțe sau proceduri judiciare.

Temei legal: interesul legitim al societății de a-și proteja și apăra drepturile, conform art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR.

5.10. Newsletter și comunicări comerciale

Newsletterele și comunicările comerciale sunt gestionate prin platforma Newsman.

Vă putem transmite oferte, promoții și informații comerciale prin e-mail atunci când v-ați exprimat consimțământul sau atunci când există un alt temei permis de legislația aplicabilă comunicațiilor comerciale.

Temei legal: consimțământul, conform art. 6 alin. (1) lit. a) GDPR și Legii nr. 506/2004.

Vă puteți dezabona în orice moment prin linkul disponibil în fiecare mesaj sau printr-o solicitare transmisă la office@samwise.ro. Retragerea consimțământului nu afectează legalitatea prelucrării efectuate anterior retragerii.

5.11. Analiza traficului și publicitatea online

Cu acordul utilizatorului, utilizăm următoarele servicii:

• Google Analytics 4, pentru măsurarea și analiza traficului și a utilizării site-ului;
• Google Ads, pentru măsurarea conversiilor, publicitate și remarketing;
• Meta Pixel, pentru măsurarea conversiilor, formarea audiențelor și afișarea de publicitate relevantă pe platformele Meta.

Aceste instrumente pot utiliza cookie-uri și identificatori online și pot permite furnizorilor respectivi să coreleze informațiile cu alte date pe care le dețin, conform propriilor politici.

Temei legal: consimțământul utilizatorului, conform art. 6 alin. (1) lit. a) GDPR și Legii nr. 506/2004.

Cookie-urile strict necesare funcționării și securității site-ului pot fi utilizate fără consimțământ, în limitele permise de lege.

6. Furnizarea obligatorie sau opțională a datelor

Datele marcate ca obligatorii în formularele de comandă sunt necesare pentru încheierea și executarea contractului. Dacă nu furnizați date precum numele, adresa de livrare, numărul de telefon sau adresa de e-mail, este posibil să nu putem procesa, confirma sau livra comanda.

Datele solicitate pentru newsletter și cookie-urile de analiză sau publicitate sunt opționale. Refuzul sau retragerea consimțământului nu afectează posibilitatea de a cumpăra produse și de a utiliza funcționalitățile esențiale ale site-ului.

7. Destinatarii datelor

În funcție de serviciul utilizat, putem transmite datele strict necesare următorilor destinatari:

• MerchantPro – platformă de comerț electronic, găzduire, infrastructură tehnică și servicii de e-mail asociate magazinului;
• Fan Courier și Bookurier – livrarea și returnarea coletelor;
• EuPlătesc – procesarea plăților online;
• TBI – servicii de finanțare și plată în rate;
• Newsman – administrarea abonărilor și transmiterea newsletterelor;
• Google – Google Analytics 4 și Google Ads, dacă utilizatorul și-a exprimat consimțământul;
• Meta – Meta Pixel și publicitate, dacă utilizatorul și-a exprimat consimțământul;
• autorităților și instituțiilor publice, atunci când divulgarea este impusă de lege;
• instanțelor judecătorești, executorilor, avocaților sau altor persoane implicate în apărarea unui drept, atunci când este necesar.

Furnizorii care prelucrează date în numele nostru trebuie să respecte obligațiile de confidențialitate, securitate și utilizare a datelor numai în scopurile stabilite contractual.

Unii destinatari, precum EuPlătesc, TBI, Google sau Meta, pot acționa ca operatori independenți pentru anumite operațiuni de prelucrare. În aceste cazuri se aplică și politicile proprii ale respectivilor furnizori.

8. Transferurile în afara Spațiului Economic European

MerchantPro asigură găzduirea principală și serviciile tehnice ale magazinului. Cu toate acestea, utilizarea Google Analytics 4, Google Ads, Meta Pixel, Newsman sau a unor componente tehnice ale furnizorilor poate implica accesarea sau prelucrarea unor date și din afara Spațiului Economic European.

Atunci când are loc un transfer internațional, acesta trebuie să se bazeze pe un mecanism legal recunoscut, precum:

• o decizie de adecvare emisă de Comisia Europeană;
• clauzele contractuale standard aprobate de Comisia Europeană;
• Cadrul UE-SUA privind confidențialitatea datelor, atunci când destinatarul este certificat și mecanismul este aplicabil;
• alte garanții sau derogări permise de GDPR.

Puteți solicita informații suplimentare privind garanțiile aplicabile printr-un mesaj la office@samwise.ro.

9. Perioadele de păstrare

GDPR nu permite păstrarea nedeterminată a datelor doar pentru că nu există un termen legal expres. Datele sunt păstrate numai atât timp cât sunt necesare pentru scopurile declarate, pentru respectarea obligațiilor legale și pentru apărarea drepturilor.

Aplicăm, în principal, următoarele termene sau criterii:

• facturi, registre și documente financiar-contabile: 10 ani de la încheierea exercițiului financiar în care au fost întocmite, iar pentru categoriile pentru care legislația financiar-contabilă stabilește un termen redus, 5 ani;
• datele comenzilor și contractelor: pe durata executării comenzii și ulterior atât timp cât sunt necesare pentru obligațiile contabile, fiscale, de garanție și pentru apărarea drepturilor;
• datele contului de client: până la solicitarea închiderii contului sau, în lipsa unei activități, maximum 3 ani de la ultima autentificare ori interacțiune relevantă; datele comenzilor care trebuie păstrate legal vor fi separate sau restricționate și păstrate potrivit termenelor aplicabile;
• retururi, garanții, service și reclamații: pe durata soluționării și maximum 3 ani de la închiderea solicitării, cu excepția documentelor care trebuie păstrate mai mult potrivit legii ori a situațiilor în care există un litigiu;
• comunicări cu clienții: maximum 3 ani de la închiderea solicitării, dacă nu este necesară o păstrare mai lungă pentru executarea contractului, o obligație legală sau apărarea unui drept;
• date și indicatori pentru prevenirea fraudelor: maximum 3 ani de la evenimentul relevant, cu excepția cazurilor în care este necesară păstrarea mai lungă pentru investigarea unui incident, o obligație legală sau apărarea unui drept;
• jurnale tehnice și de securitate: maximum 12 luni, cu excepția datelor asociate unui incident, care pot fi păstrate până la soluționarea acestuia și expirarea termenelor de exercitare sau apărare a drepturilor;
• newsletter: până la dezabonare sau retragerea consimțământului;
• dovada consimțământului sau a dezabonării: maximum 3 ani de la retragere sau de la ultima comunicare, pentru a putea demonstra respectarea obligațiilor legale;
• datele colectate prin cookie-uri: potrivit duratelor indicate în Politica de cookie-uri și în instrumentul de gestionare a consimțământului.

Dacă există o investigație, o reclamație, o procedură administrativă sau un litigiu, datele relevante pot fi păstrate până la soluționarea definitivă și expirarea termenelor legale aplicabile.

La expirarea perioadelor aplicabile, datele sunt șterse, anonimizate sau, dacă păstrarea este obligatorie, accesul la acestea este restricționat.

10. Decizii automate și verificări antifraudă

SamWise poate utiliza reguli și verificări automate pentru prevenirea fraudelor, protejarea conturilor și evaluarea riscului unei comenzi. Aceste verificări pot lua în considerare, după caz:

• valoarea, frecvența și caracteristicile comenzii;
• neconcordanțe între datele de comandă, plată, contact și livrare;
• statusul sau eșecurile plății;
• adresa IP, dispozitivul și indicatorii tehnici de securitate;
• comenzi sau evenimente anterioare asociate unor indicii documentate de fraudă;
• alte tipare neobișnuite relevante pentru securitatea tranzacției.

În anumite situații, o comandă poate fi marcată pentru verificare, blocată temporar, refuzată sau anulată automat. Pentru protejarea mecanismelor antifraudă, nu putem publica toate regulile tehnice și pragurile utilizate, însă acestea nu urmăresc utilizarea categoriilor speciale de date cu caracter personal.

Atunci când o decizie se bazează exclusiv pe prelucrare automată și produce efecte juridice sau afectează în mod similar și semnificativ clientul, acesta poate:

• solicita intervenția unei persoane;
• prezenta propriul punct de vedere;
• contesta decizia și solicita reevaluarea manuală a comenzii.

Solicitarea de reevaluare poate fi transmisă la office@samwise.ro, cu indicarea numărului comenzii și a datelor necesare identificării acesteia.

TBI poate realiza separat verificări de eligibilitate, bonitate sau decizii automate privind finanțarea. Aceste operațiuni sunt efectuate de TBI în calitate de operator independent și sunt supuse propriei politici de confidențialitate.

11. Securitatea datelor

Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice rezonabile pentru protejarea datelor împotriva accesului neautorizat, pierderii, modificării, divulgării, distrugerii accidentale sau ilegale și utilizării în alte scopuri decât cele declarate.

Măsurile pot include:

• controlul și limitarea accesului la date;
• autentificare și parole stocate în formă securizată;
• conexiuni criptate;
• copii de siguranță și mecanisme de recuperare;
• actualizarea și monitorizarea sistemelor;
• jurnale tehnice și verificări de securitate;
• obligații de confidențialitate pentru persoanele care au acces la date.

Transmiterea datelor prin internet nu poate fi garantată ca fiind complet lipsită de riscuri. Utilizatorii sunt responsabili pentru păstrarea confidențialității datelor de autentificare ale contului.

12. Drepturile persoanelor vizate

În condițiile prevăzute de GDPR, aveți următoarele drepturi:

12.1. Dreptul de acces

Puteți solicita confirmarea faptului că prelucrăm datele dumneavoastră și puteți obține informații și o copie a datelor care fac obiectul prelucrării.

12.2. Dreptul la rectificare

Puteți solicita corectarea datelor inexacte și completarea datelor incomplete.

12.3. Dreptul la ștergere

Puteți solicita ștergerea datelor în situațiile prevăzute de lege. Dreptul la ștergere nu este absolut și nu se aplică atunci când păstrarea datelor este necesară pentru îndeplinirea unei obligații legale, executarea contractului sau constatarea, exercitarea ori apărarea unui drept.

12.4. Dreptul la restricționarea prelucrării

Puteți solicita limitarea temporară a utilizării datelor în situațiile prevăzute de GDPR.

12.5. Dreptul la portabilitatea datelor

În cazurile prevăzute de GDPR, puteți primi datele furnizate într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat sau puteți solicita transmiterea lor către alt operator.

12.6. Dreptul la opoziție

Vă puteți opune prelucrării bazate pe interesul legitim, din motive legate de situația dumneavoastră particulară.

Vă puteți opune în orice moment prelucrării în scop de marketing direct, fără a fi necesară invocarea unui motiv.

12.7. Dreptul de retragere a consimțământului

Atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ, acesta poate fi retras în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate anterior retragerii.

12.8. Dreptul privind deciziile automate

Aveți dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată, inclusiv profilare, care produce efecte juridice sau vă afectează în mod similar într-o măsură semnificativă, cu excepțiile și garanțiile prevăzute de lege.

12.9. Dreptul de a depune o plângere

Aveți dreptul să depuneți o plângere la:

Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal – ANSPDCP
B-dul General Gheorghe Magheru nr. 28–30, Sector 1, București, cod poștal 010336
Website: www.dataprotection.ro

Înainte de depunerea unei plângeri, vă încurajăm să ne contactați pentru a încerca soluționarea solicitării.

13. Exercitarea drepturilor

Pentru exercitarea drepturilor, puteți transmite o cerere la:

office@samwise.ro

Cererea trebuie să conțină suficiente informații pentru identificarea solicitantului și a relației sale cu SamWise. Dacă avem îndoieli rezonabile privind identitatea persoanei, putem solicita informații suplimentare strict necesare pentru verificarea identității și prevenirea divulgării datelor către persoane neautorizate.

Vom răspunde fără întârzieri nejustificate și, de regulă, în cel mult o lună de la primirea cererii. Termenul poate fi prelungit cu cel mult două luni, atunci când este necesar, ținând cont de complexitatea și numărul cererilor. În acest caz, solicitantul va fi informat despre prelungire și motivele acesteia în termen de o lună.

Exercitarea drepturilor este, în principiu, gratuită. În cazul cererilor vădit nefondate sau excesive, în special prin caracterul lor repetitiv, putem percepe o taxă rezonabilă sau putem refuza soluționarea cererii, în condițiile GDPR.

14. Datele minorilor

Site-ul și serviciile SamWise nu sunt destinate în mod special colectării datelor personale ale minorilor.

În cazul în care un minor nu are capacitatea legală necesară pentru încheierea unui contract, comanda trebuie plasată sau autorizată de reprezentantul său legal.

Dacă aflăm că am colectat date ale unui minor fără un temei legal corespunzător, vom lua măsuri pentru ștergerea sau limitarea utilizării acestora.

15. Cookie-uri și tehnologii similare

Site-ul utilizează cookie-uri proprii și cookie-uri aparținând unor terți.

Cookie-urile strict necesare permit funcționarea site-ului, autentificarea, utilizarea coșului de cumpărături, păstrarea preferințelor esențiale și asigurarea securității.

Cookie-urile de analiză, performanță, publicitate și personalizare sunt utilizate numai în condițiile permise de lege și, atunci când este necesar, numai după obținerea consimțământului.

Preferințele privind cookie-urile pot fi modificate sau retrase prin instrumentul de gestionare a consimțământului disponibil în site.

Pentru informații suplimentare, consultați Politica de cookie-uri.

16. Linkuri și servicii ale terților

Site-ul poate conține linkuri către servicii aparținând unor terți, inclusiv procesatori de plăți, furnizori de finanțare, curieri, rețele sociale și alte platforme externe.

SamWise nu controlează prelucrarea realizată independent de acești terți. Vă recomandăm să consultați politicile lor de confidențialitate înainte de a le transmite date.

17. Modificarea Politicii de confidențialitate

Prezenta politică poate fi actualizată atunci când se modifică legislația, serviciile oferite, furnizorii utilizați sau modalitățile de prelucrare a datelor.

Versiunea actualizată va fi publicată pe această pagină, împreună cu data ultimei actualizări. În cazul unor modificări importante, putem informa utilizatorii și prin alte mijloace adecvate.